Документооборот в Битрикс 24

Одна из удобных функций Битрикс 24 - возможность осуществлять документооборот.

С помощью встроенных инструментов легко создавать, редактировать и обмениваться файлами внутри команды или с клиентами. Доступно создание, редактирование и хранение различных типов файлов: от текстовых до презентаций и таблиц. Есть инструменты для совместной работы: комментарии, обсуждения, версионность.

Поддерживаются автоматические сценарии обработки документов. Например, можно настроить процесс утверждения, при котором после заполнения и отправки формы, документ будет автоматически передан на рассмотрение и согласование нужным сотрудникам.

Кроме того, в системе можно настроить использовать уведомлений о новых или измененных документах пользователям или группам. Так заинтересованные стороны могут быть в курсе текущего состояния дел и своевременно реагировать.

Принципы организации

Процесс документооборота в Битрикс 24 основан на следующих возможностях:

• Централизованное хранение. Документы загружаются и хранятся в облачном хранилище, доступ к которому есть у всех сотрудников компании. Можно быстро находить необходимые файлы и избежать потери информации.
• Систематизация. Можно создавать папки и группы, где вся информация организована по категориям, тегам или проектам. Каждый проект или отдел может иметь собственную папку. Нужный документ легко найти с помощью функции быстрого поиска или фильтров.
• Разграничение прав доступа. Установка уровней доступа к данным для разных сотрудников компании обеспечивает конфиденциальность информации и защиту от несанкционированного доступа.
• Комментарии и обратная связь. Каждый документ можно комментировать, обсуждать и получать обратную связь от коллег.
• Совместная работа. Несколько человек могут работать над одним и тем же файлом одновременно, делая комментарии, внося изменения и отслеживая историю изменений.

Преимуществ документооборота Битрикс 24:

• полная автоматизация процессов;
• безбумажный документооборот;
• интеграция с другими модулями платформы;
• централизованное хранение и доступ к документам;
• безопасность данных благодаря системе прав доступа.

Оптимизация документооборота

Чтобы улучшить процессы внутри компании, используя возможности Битрикс 24, необходимо:

1. Организовать структуру папок и правильно разделить доступы для каждого пользователя в централизованном хранилище.
2. Настроить шаблоны для повторяющихся задач и бизнес-процессы для автоматической обработки документов.
3. Внедрить электронную подпись. Ее использование позволит ускорить процесс согласования и отказаться от бумажного документооборота.
4. Настроить уведомления и оповещения. Правильно настроенные оповещения помогут не пропустить сроки и задачи. Улучшите работу своего бизнеса с помощью системы документооборота в Битрикс 24! Наши сотрудники, имеющие практический опыт внедрения, помогут автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы.

Документооборот на смарт-процессах

Смарт-процессы в Битрикс24 простыми словами - "конструктор для создания собственных сценариев работы", смарт-процессы доступны только на максимальном тарифе Битрикс24 или в коробке Битрикс24.

Смарт-процессы в сочетании с модулем бизнес-процессы позволяют создавать и настраивать в режиме No-code и без дорогостоящих "рук программистов" практически любые маршруты согласования, исполнения и выполнения документа, заявки, обращения.

Смарт-процессы глубоко интегрированы и с другими модулями Битрикс24: такими как CRM, задачи, календари.

Смарт-процессы можно запускать даже из форм CRM, что расширяет возможности модуля и предоставляет вам удобный инструмент для автоматизации коммуникаций не только с сотрудниками, а также и внешними пользователями, вашими клиентами, партнёрами.

При этом используя воронки, статусы и этапы, движение документа становится максимально прозрачным, каждому участнику процесса согласования видно в каком статусе тот или иной документ.

А еще с недавнего времени работа со смарт-процессами стала доступна и в бесплатном мобильном приложении Битрикс24, теперь сотрудник может не просто выполнять задания в рамках бизнес-процесса, но создавать и запускать на согласование служебные записки, договоры, счета на оплату и многие другие документы с мобильного телефона.

Благодаря возможности использования смарт-процессов в мобильном телефоне сотрудник всегда будет в курсе на какой стадии тот или иной документ, что происходит с той или иной заявкой, на каком сотруднике "повисло" согласование договора.

Если Вы до сих пор считаете, что Битрикс24 это всего лишь CRM, заполните форму и мы персонально для Вас проведем демонстрацию всех не очевидных возможностей Битрикс24. С тарифами вы можете ознакомиться, в разделе "Управление бизнесом, CRM".