Электронный документооборот

Стоит ли переходить на ЭДО?

Если вы были предпринимателем или бухгалтером организации лет 10 назад, то легко вспомнить этот кошмар, касающийся налоговых инстанций и почты России. Бесконечные очереди в ФНС, пенсионном фонде (а тогда еще и отсутствие электронной очереди, конфликты между людьми), и на почте, как правило, приходится стоять вместе с многомиллионной армией пенсионеров.

Готовы поспорить, что у каждой организации, кто занимался активной торговлей, хотя бы раз пропадало письмо на почте. Даже ходили байки, что это мол, дыра и т.д.

Что поменялось к лучшему?

Да, очереди стали электронные. Это здорово! Подавляющая часть предпринимателей и компаний используют в своей деятельности электронную цифровую подпись (ЭЦП), что экономит кучу времени и нервы. Более того, фиксируется отправка отчета в ФНС, что является доказательством своевременной сдачи отчета. Не нужно ходить на почту – налоговая вам направит электронное письмо, и вы сможете мило пообщаться по телефону.

К чему все идет и как подключить ЭДО?

Конечно, весь мир движется в сторону интеллектуального развития, в том числе – автоматизации бизнес-процессов как внутри организации, так и к автоматизации обмена информацией между налоговыми органами и другими контрагентами. На текущий момент уже существенная доля юридических лиц используют ЭДО.

ЭДО – это обмен электронными документами, подписанными ЭЦП, что дает право не использовать «синюю» печать и «живую» подпись.

С помощью ЭДО, вы сможете отправлять и подписывать следующие документы:

• счет на оплату
• документ о передаче товаров (ранее ТОРН-12) и его корректировку
• документ о передаче результатов работы (ранее акт выполненных работ/оказанных услуг) и его корректировку
• счет-фактуру и ее корректировку
• УПД/УКД
• произвольный документ, например, информационное или гарантийное письмо
• ну и куча нужных штучек, таких как прайс-лист, каталог товаров, заказ или ответ на заказ, отчеты и пр.

А теперь давайте вместе подумаем, какие «плюсики» нам наставит ЭДО?

Вот подсказки:

• экономия бумаги и картриджей
• экономия финансов на почтовых переводах, возможно, на проезде
• конечно же, экономия бесценного времени! И не нужно ждать, пока приедет «первичка» из Урюпинска.
• экономия места хранения документов (ну да, макулатуру не сдашь теперь)
• а вот и не потеряется ничего! Все хранится в электронном виде, причем по обе стороны!
• к вам подтянется больше «современных» клиентов, если вы будете быстрее конкурентов!

Пара технических моментов:

• да, вам придется прописать регламенты подготовки и подписи документов
• изучить правила, научить бухгалтеров пользоваться системой
• разграничить права на подготовку, подпись документов на неограниченное количество пользователей (при необходимости).

«Умные решения» рекомендует 1С:ЭДО, доступный практически во всех редакциях продуктов 1С и совместимый с другими учетными системами, в том числе с аналогичными системами обмена документов.

Подключить 1С ЭДО можно удаленно оставив заявку.